Monday, 11 November 2013

Retrospektiven über Distanz

Kürzlich habe ich für einen Kunden eine Retrospektive für ein verteiltes Team moderiert.
Ich habe ein paar Dinge gesehen, die ich vorher nicht erwartet habe - das habe ich gelernt:
  • Hope for the best, expect the worst
    Nur weil Dir eine Videokonferenz versprochen wird, heißt das noch lange nicht, dass auch eine Videokonferenz stattfindet.
    Sei darauf vorbereitet, dass Du zeitweise mit einem Telefon als einzigem Kanal auskommen musst.
  • Such Dir einen Partner auf der anderen Seite
    Für den Fall, dass die Verbindung zusammenbricht oder falls eine Erklärung schwierig ist; für den Umgang mit der Technik im Allgemeinen: Wähle Dir einen Partner auf der anderen Seite, der mit Dir zusammenarbeitet. Er muss nicht alles selbst können; aber er muss wissen, wen er Fragen kann.
    Er ersetzt Deine Augen und zum Teil auch Deine Ohren auf der anderen Seite und kann Dir klar sagen, wenn die andere Seite etwas braucht, was Du über das Telefon nicht mitbekommen hast.
  • Prüfe, dass Dein Werkzeug läuft (Vielen Dank an meinen Kollegen Stefan Roock!)
    Kein Video heißt: Kleine Klebezettel. Es muss Ersatz her.
    Es gibt einige Tools, die dabei helfen können – CardMeeting, GroupMind und PadLet und habe ich mir angesehen – aber das ist alles nutzlos, wenn Regeln oder Infrastruktur Dir verbieten, diese Werkzeuge auch einzusetzen.
    Bitte Deinen Partner, Dein Werkzeug vorher zu prüfen.
    Wenn es nicht geht, such Dir eine Desktop-Sharing-Lösung und lass z.B. PowerPoint darin laufen, das ist besser als nichts.
  • Zuhören ist anstrengend
    Es ist sehr anstrengend, die ganze Zeit dem Telefon zuzuhören, und alle Beteiligten sind froh, wenn Sie für einen Moment “normal” reden können.
    Das heißt:
  • Verlass Dich auf (mehr) Gruppenarbeit
    Visuelles Arbeiten ist durch den schmalen Kanal schwer, auch wenn Du ein gutes Werkzeug hast. Jede Seite kann es aber doch – für sich, in Gruppen.
    Trag die Ergebnisse hinterher in Deinem Werkzeug zusammen, und sei darauf vorbereitet, dass ihr mehr als üblich darüber sprechen müsst:
  • Es dauert länger, als Du glaubst
    Die schmale Verbindung hindert Dich und die Teilnehmer daran, während der Gruppenarbeit etwas von der anderen Seite mitzubekommen. Osmotische Kommunikation ist damit abgesagt, und einzelne Punkte werden mehr Fragen und Kommentare mit sich bringen, als Du es erwartest.
    Sprecht ihr nicht in eurer Muttersprache, erwarte noch mal mehr.
    Das bringt zwei weitere Punkte mit sich:
  • Erklären, Erklären, Erklären
    Normalerweise kriegst Du leicht mit, wenn jemand etwas nicht versteht und noch nicht bereit für eine Aktivität ist – hier nicht.
    Dummerweise wirst Du auch weniger Fragen vorab kriegen – und vermutlich erst recht keine währenddessen.
    Sei in Deiner Erklärung ausschweifend bis es Dir Kopfschmerzen bereitet.
  • Erwarte andere Kultur
    Anders als bei einer Retro in einem Raum hast Du wenig Einfluss auf einen Teil Deiner Teilnehmer. Rechne damit, dass Du eine Pause nicht mit Deinem Gong beenden kannst, erwarte, dass Pünktlichkeit zum Abschluss der Übungen nicht so hoch geschätzt, wie Du es gewohnt bist.
    Wenn es am anderen Ende länger dauert, dauert es (einen Moment) länger.
Was sind eure Erfahrungen mit verteilten Retros?